Wacana Digitalisasi Ikatan: Mengapa Satu Data IMM Penting?

Perbincangan terkait Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) sedang menemukan momentumnya menjelang Muktamar XXI. Melalui tulisan ini, penulis ingin berbicara tentang kebutuhan organisasi secara lebih menyeluruh.

Sebab, muktamar bukanlah sekadar agenda rutin untuk mengganti ketua umum beserta jajarannya. Lebih dari itu, muktamar merupakan momentum untuk melakukan refleksi, berbenah, serta merumuskan gagasan-gagasan strategis tentang bagaimana organisasi besar ini mampu terus beradaptasi dengan kebutuhan zamannya.

Kecanggihan Era Digital

Salah satu perubahan zaman yang paling mudah diamati adalah proses digitalisasi yang semakin masuk ke berbagai lini kehidupan. Hampir seluruh sektor, mulai dari pendidikan, ekonomi, pemerintahan, hingga organisasi sosial, mulai beradaptasi dengan pemanfaatan teknologi digital.

Dalam konteks organisasi, digitalisasi bukan hanya berbicara tentang penggunaan teknologi sebagai alat komunikasi, tetapi juga menyangkut bagaimana sebuah organisasi membangun infrastruktur, mengelola sumber daya manusia, serta menata administrasi secara lebih efektif dan efisien.

Menurut Galbraith (1974), semakin besar ketidakpastian tugas yang dihadapi organisasi, semakin besar pula kebutuhan pengolahan informasinya. Dalam konteks organisasi modern, keberadaan sistem informasi menjadi penting karena memungkinkan informasi mengalir secara lebih cepat, terstruktur, dan dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Dalam ruang diskusi, IMM tampaknya tidak pernah tertinggal dalam membicarakan kemajuan teknologi dan digitalisasi. Hal tersebut dapat dilihat dari berbagai narasi, kajian, maupun tulisan kader yang berbicara tentang kecerdasan buatan, big data, hingga transformasi digital.

IMM tidak kekurangan gagasan tentang bagaimana teknologi dapat menjadi bagian dari masa depan gerakan. Namun, pertanyaannya kemudian adalah: apakah gagasan-gagasan besar tersebut sudah benar-benar tercermin dalam realitas tata kelola organisasi? Mari coba kita obrolkan.

Tantangan Tata Kelola Data

Salah satu indikator sederhana untuk melihat sejauh mana digitalisasi organisasi berjalan adalah tata kelola basis data organisasi. Selain data identitas kader, persoalan ini mencakup berbagai komponen administrasi lainnya, seperti surat keputusan kepengurusan dan kartu tanda anggota (KTA). Persoalan yang perlu dicermati adalah sejauh mana berbagai komponen tersebut sudah dikelola secara terintegrasi.

Ketika data masih dikelola secara terpisah, proses administrasi organisasi berpotensi berjalan lambat. Pimpinan di setiap tingkatan perlu meminta kembali data kepada struktur di bawahnya pada periode tertentu. Proses ini sangat bergantung pada kedisiplinan masing-masing pimpinan dalam melakukan pengarsipan. Jika pengarsipan tidak berjalan dengan baik, data organisasi berpotensi hilang, tidak terbarui, atau sulit ditemukan kembali.

Kebutuhan akan integrasi data dapat terasa ketika organisasi memasuki momentum tertentu, misalnya proses verifikasi data cabang atau persiapan agenda besar organisasi. Apabila dokumen yang telah dikirim belum tersimpan dalam sistem bersama, cabang harus mengirimkannya kembali untuk diverifikasi. Pengulangan proses semacam ini perlu diantisipasi melalui pengelolaan arsip yang lebih tertata.

Begitu juga dalam proses pembuatan KTA. Penggunaan Google Formulir sebagai media pendaftaran anggota dapat membantu pengumpulan data. Namun, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana data tersebut diverifikasi, diperbarui, dan dihubungkan dengan kebutuhan administrasi lainnya. Kehadiran formulir atau situs web perlu diikuti pengelolaan data dan keberlanjutan layanan.

Upaya digitalisasi IMM sendiri telah dirintis. DPP IMM meluncurkan e-KTA pada 12 Juli 2023. Gagasan One Single Data Platform juga dibahas dalam tulisan Muhammad Fajrus Shodiq di laman Muhammadiyah pada Februari 2024. Inisiatif tersebut menjadi pijakan untuk menilai jangkauan penerapan, keterhubungan data, dan keberlanjutan layanannya.

Dengan demikian, pekerjaan rumah IMM adalah memastikan berbagai upaya digitalisasi tersebut dapat memperkuat tata kelola organisasi secara lebih tertata, efisien, dan berkelanjutan.

Satu Data IMM

Organisasi besar sekelas IMM tidak hanya membutuhkan semangat gerakan, tetapi juga sistem yang mampu menjaga keberlanjutannya. Data kader, struktur kepemimpinan, perjalanan perkaderan, hingga potensi sumber daya manusia yang dimiliki IMM merupakan aset besar yang semestinya dikelola secara lebih tertata.

Bagi penulis, ada urgensi untuk mengembangkan infrastruktur digital organisasi yang mampu mengintegrasikan berbagai kebutuhan tersebut. Sebuah sistem yang memangkas proses birokrasi, menjaga keamanan data organisasi, menyediakan akses sesuai kewenangan, serta mendukung pengambilan kebijakan.

Gagasan tersebut sejalan dengan pendekatan data-driven decision making, yakni pengambilan keputusan yang menjadikan data dan analisis sebagai salah satu dasar utama dalam menentukan kebijakan. Brynjolfsson, Hitt, dan Kim (2011) menemukan bahwa penggunaan data dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan kinerja yang lebih baik pada perusahaan yang mereka teliti. Temuan dalam konteks perusahaan ini dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengembangkan tata kelola IMM, dengan tetap memperhatikan perbedaan tujuan dan karakter organisasinya.

Data tidak seharusnya berhenti sebagai arsip administratif, tetapi perlu diolah menjadi pengetahuan yang membantu organisasi membaca kondisi, menentukan prioritas, dan merumuskan arah kebijakan.

Dalam konteks inilah, gagasan Satu Data IMM menjadi relevan untuk dibicarakan. Satu Data IMM bukan sekadar tentang membuat sebuah platform digital baru, tetapi tentang bagaimana organisasi membangun ekosistem tata kelola yang lebih terintegrasi. Dengan basis data yang saling terhubung, informasi mengenai kader, struktur organisasi, serta perkembangan gerakan dapat dikelola secara lebih sistematis.

Salah satu bentuk implementasinya adalah penguatan layanan e-KTA yang telah dirintis. Integrasi layanan ini dengan data perkaderan dan administrasi organisasi dapat membantu menyederhanakan alur verifikasi serta pembaruan data. Dengan demikian, identitas kader tidak hanya menjadi kartu administratif, tetapi juga pintu masuk menuju sistem organisasi yang lebih tertata.

Selain itu, tata kelola organisasi dapat diperkuat melalui ruang administrasi digital. Surat keputusan kepengurusan, struktur organisasi, hingga koordinasi antarlevel pimpinan tidak lagi sepenuhnya bergantung pada arsip yang terpisah. Sistem digital memungkinkan setiap tingkatan organisasi memiliki akses dan kewenangan sesuai dengan perannya.

Pengelolaan tersebut perlu disertai pembagian tanggung jawab yang jelas untuk memperbarui dan memverifikasi data. Perlindungan data pribadi kader, pencadangan arsip, serta serah terima pengelolaan ketika kepengurusan berganti juga perlu direncanakan sejak awal.

Hal lain yang tidak kalah penting adalah bagaimana IMM mampu melihat dirinya sebagai organisasi dengan jaringan yang luas. Kader yang tersebar di berbagai daerah, bahkan luar negeri, merupakan kekuatan besar yang perlu dipetakan. Melalui pendataan persebaran kader, organisasi dapat melihat potensi jaringannya sekaligus membuka ruang kolaborasi antarwilayah.

Pada akhirnya, data bukan hanya sekumpulan angka yang tersimpan dalam sistem. Data adalah cara organisasi memahami dirinya sendiri. Dengan basis data yang kuat, IMM dapat mengetahui kondisi kadernya, kebutuhan setiap wilayah, serta potensi kader yang dapat dikembangkan secara lebih objektif. Basis data kader juga dapat menjadi rekam jejak perjalanan kader, mulai dari aktivitas organisasi hingga jenjang perkaderan yang telah ditempuh.

Membangun sistem semacam ini bukan pekerjaan sederhana. Dibutuhkan komitmen bersama, kesiapan sumber daya manusia, dan tentu, kepemimpinan yang kuat. Oleh karena itu, momentum Muktamar XXI seharusnya tidak sekadar berbicara tentang siapa yang akan memimpin organisasi, tetapi juga tentang arah perubahan seperti apa yang ingin dibangun bersama.

Tantangan organisasi ke depan tidak hanya tentang bagaimana menjaga eksistensi, tetapi juga memastikan IMM memiliki sistem yang mampu menopang gerakan dalam jangka panjang. Dan mungkin, salah satu langkah menuju arah tersebut adalah keberanian untuk memperkuat tata kelola organisasi berbasis data. Karena organisasi besar tidak hanya ditentukan oleh jumlah kader yang dimiliki, tetapi juga oleh sejauh mana organisasi mampu memahami, mengelola, dan mengembangkan potensi kadernya.

Editor: Al-Afasy